Bordro dağıtımında KEP: şirketiniz için doğru çözümü nasıl seçersiniz?

1. Sorunu görünür yapın: bordro hazır, süreç bitmiş mi?

Bordro dosyasının hazırlanmasıyla çalışana iletim sürecinin tamamlanması aynı olay değildir. İK ekibi çıktıyı ayırıyor, kişiyi buluyor, imza bekliyor ve eksikleri yeniden hatırlatıyorsa iş yükünün önemli kısmı hesaplamadan sonra oluşur. Mali müşavir bordroyu teslim etmiş olsa bile işveren tarafında hâlâ takip işi bulunabilir.

Başlangıç için son bir dönemi seçin. Hazırlık, kontrol, imza, iletim ve sonuç takibine kimlerin ne kadar zaman ayırdığını yazın. Kesin veri yoksa tahminleri ayrı işaretleyin. Böylece yönetimle görüşme, genel bir dijitalleşme isteği yerine gözlemlenen iş yükü üzerinden ilerler.

• Hangi adım en fazla beklemeye neden oluyor?
• Eksik veya yanlış belgeyi kim fark ediyor?
• Bir çalışanın işlem geçmişini bulmak kaç ayrı yere bakmayı gerektiriyor?

2. Yasal olanağı, kendi sürecinizin koşullarıyla değerlendirin

7555 sayılı Kanun'un 23. maddesiyle değiştirilen İş Kanunu 109, Kanun'da öngörülen bildirimlerde çalışanın yazılı kabulü şartıyla KEP kullanımını düzenler. Düzenleme, her işverene her bildirimi KEP'ten yapma zorunluluğu getiren genel bir hüküm olarak okunmamalıdır. Fesih sonucunu doğuracak bildirimler yazılı yapılır; 7201 sayılı Kanun kapsamındaki tebligatlar kendi hükümlerine tabidir.

Bu nedenle ilk görüşmede yalnız yazılım özelliklerini konuşmayın. Hangi belge türünün ele alınacağı, çalışan kabulünün nasıl yönetildiği ve şirketin mevcut uygulamasının ne olduğu da belirlenmelidir. Bordronun biçimi, içeriği ve saklanmasıyla ilgili diğer yükümlülükler, yalnız KEP kanalı seçildi diye ortadan kalkmaz. Gerekli hukuki değerlendirme belge türüne ve somut sürece göre yapılır.

3. Aynı örnek üzerinden dört farkı görün

Satınalma karşılaştırmasında ürün adları birbirine benzeyebilir. Bir çözümün sizin ihtiyacınızı karşılayıp karşılamadığını görmek için aynı kurgusal personel listesi ve aynı örnek PDF ile gösterim isteyin. Böylece sunum cümlesini değil, işlemin çıktısını karşılaştırırsınız.

HemenHR'nin geliştirme kapsamı; hazır toplu PDF'i çalışan bazında ayırma, her çalışanın belgesini ayrı imzalama ve şirket KEP hesabından ilgili çalışanın KEP hesabına ayrı gönderim akışıdır. Mesaj ve eklerin seçili kişilere iletilmesi de ilk kapsamdadır. Bunlar geliştirme hedefleridir; canlı kabulü tamamlanmış özellikler olarak değerlendirilmemelidir.

4. Fiyatı aynı kapsamla karşılaştırın

Birim gönderim bedeli tek başına toplam maliyeti açıklamaz. Yazılım kullanımı, şirket hesabı, çalışan hesapları, imza gereksinimleri, gönderimler, destek ve varsa saklama hizmetini birlikte ele alın. Bir kalem başka bir teklifte ayrıca ücretlendiriliyorsa iki rakam doğrudan aynı şeyi ölçmüyor olabilir.

Örnek olarak toplam 120 çalışanı olan tek şirket ile 40'ar çalışanı bulunan üç ayrı şirketi düşünün. Bu sayılar kurgusaldır ve fiyat örneği değildir. Toplam çalışan aynı olsa da hesap ve organizasyon yapısı farklıdır. Bu yüzden görüşmede VKN sayısını ve her şirketteki yaklaşık kişi sayısını belirtmek, yalnız toplam sayıyı vermekten daha açıklayıcıdır. İlk temas için gerçek vergi numaralarını paylaşmanız gerekmez.

• Teklif hangi şirketleri ve kaç çalışanı kapsıyor?
• Yeni çalışan veya ek şirket için hangi koşul uygulanıyor?
• Bedel hangi döneme veya hangi işlem adedine ait?
• Kullanım sonunda kayıtları nasıl alabiliyorsunuz?

5. Kararı ekip içinde taşınabilir hale getirin

İK'nın beklentisi günlük işin kolaylaşması; satınalmanın ihtiyacı ise açık kapsam ve karşılaştırılabilir tekliftir. Yönetim de bu çalışmanın neden öncelikli olduğunu görmek ister. Tek sayfalık bir karar notunda mevcut sorun, önerilen akış, kontrol edilecek özellikler, toplam maliyet kalemleri ve kabul koşulları yer alabilir.

Ölçülmemiş tasarruf oranı veya herkese aynı sürede tamamlanma sözü eklemek yerine, denemede gözlemleyeceğiniz sonucu yazın. Örneğin yanlış eşleşmenin nasıl durdurulduğu, bir kesintiden sonra hangi işlerin yeniden başladığı ve tamamlanmış işin tekrar gönderilip gönderilmediği sınanabilir. Gerçek belgeleri ilk gösterime taşımak yerine kurgusal örnekler kullanın.

6. İlk görüşme için yalnız gerekli bilgiyi hazırlayın

Şirket/VKN sayısı, her şirketteki yaklaşık çalışan sayısı ve mevcut bordro PDF'lerinin genel yapısı, ihtiyacı anlamak için iyi bir başlangıçtır. Bordroları, personel listesini, ücret bilgilerini veya kimlik numaralarını ilk başvuru formuna eklemeniz gerekmez. İlk görüşmenin amacı hassas belge toplamak değil, uygun kapsamı belirlemektir.

HemenHR için kurumsal ihtiyaç görüşmesinde hedeflenen iki akış, şirket yapınız ve değerlendirme adımları konuşulur. Ürünün geliştirme durumu, kullanılabilir kapsamı ve ticari koşulları açıkça netleştirilir. Beklentiniz ile doğrulanan kabiliyet örtüşürse sonraki adım için somut kabul ölçütleri belirlenir. Böylece satınalma kararı yalnız birim fiyata veya sunuma dayanmaz.

Kaynak ve kapsam

1. 7555 sayılı Kanun, madde 23 — İş Kanunu madde 109 — İş Kanunu 109'un KEP koşulları ve istisnaları.
2. HemenHR ürün kapsamı ve geliştirme durumu — HemenHR'nin geliştirme durumu ve ilk iki akışı.

Bu içerik süreç değerlendirmesi için hazırlanmıştır; kişiye veya olaya özel hukuki görüş değildir. Mevzuatın somut işleminize uygulanmasını güncel metinler ve yetkili uzmanınızla değerlendirin. HemenHR: geliştirme aşamasında. Anlatılan kontrol önerileri, ürünün tamamlanmış veya canlıda doğrulanmış özellikleri anlamına gelmez.