Bu yazıda
Hızlı özet
- Gönderen hesabı belgedeki şirketle karşılaştırın.
- Alıcı adresini kişi kaydı üzerinden doğrulayın.
- Kişiye özel ekleri ortak alıcı listesinde karıştırmayın.
Gönderen hesabı belge bağlamıyla eşleştirin
Birden fazla şirketle çalışan ekipte ekrandaki son kullanılan hesap yanlış başlangıç olabilir. İşlem öncesinde şirket adını, belge üzerindeki şirketi ve kullanılacak gönderen KEP hesabını karşılaştırın. İşlemi yürüten kişinin hesabı kullanma yetkisi de kurumun kendi düzeni içinde belli olmalıdır.
Kontrol kaydında yalnız 'şirket hesabı seçildi' yazmak yerine hangi şirketin hesabının seçildiğini açıkça belirtin. Böylece başka bir ekip üyesi aynı işlemi incelerken belgenin ve göndericinin bağını yeniden kurabilir.
Alıcı adresini belgenin sahibinden ayrı düşünmeyin
Çalışan listesinde bir KEP adresi bulunması, o adresin bu işlem için doğrulandığını göstermez. Adresin hangi kişi kaydına bağlı olduğu ve son değişikliğin nasıl kontrol edildiği bilinmelidir. Kopyala-yapıştır sırasında bir satır kayması, belgeler doğru ayrılmış olsa bile yanlış eşe neden olabilir.
Alıcı alanını kontrol ederken belge önizlemesindeki kişi ve dönem de birlikte görünmelidir. Bir alanın doğruluğunu diğer alanın doğru görünmesine dayanarak kabul etmeyin.
Kurgu örnek: aynı ekipte iki şirket
Kurgu örnekte bir operasyon ekibi Şirket A için 18, Şirket B için 12 çalışanın dosyalarını hazırlar. Toplam 30 kişiyi tek bir kontrol listesinde görmek mümkündür; ancak gönderen hesabı satırların şirket bağından koparılmaz. Şirket B'nin belgesi Şirket A hesabıyla hazırlandığında ilgili işlem durdurularak düzeltilir.
| Kontrol | Sorulacak soru |
|---|---|
| Gönderen | Bu hesabın şirketi belgeyle örtüşüyor mu? |
| Alıcı | Bu adresin kişi bağı doğrulandı mı? |
| Ek | Yalnız bu kişiye ait doğru sürüm mü? |
| Sonuç | Bu gönderime ait kayıt okunabiliyor mu? |
Genel mesaj ile kişiye özel bordroyu ayırın
Birden çok seçili kişiye aynı bilgilendirmeyi göndermek ile herkesin kendi bordro ekini aldığı akış farklı kontrol gerektirir. Kişiye özel belgede ortak alıcı listesi oluşturmak, eklerin de ortak olmasını gerektirmez. Hazırlanan işlemi kişi, ek ve sonuç düzeyinde değerlendirin.
HemenHR'nin iki hedefinden biri seçili kişilere mesaj ve ek iletmek, diğeri bordroları ayırıp ayrı imzalayarak kişiye ayrı KEP iletimidir. Ürün geliştirme aşamasındadır. Bu yazı, canlı çalışan bir sağlayıcı bağlantısını veya hesap kurulumunu duyurmaz.
Kısa sorular, net yanıtlar
Çalışanın normal e-posta adresi KEP adresi yerine yazılabilir mi?
Alıcı alanının gerektirdiği hesap türünü doğrulayın. Normal e-posta bilgisini, kişinin KEP hesabı olduğu varsayımıyla kullanmayın; eksik adresi tahminle tamamlamayın.
Kaynak ve kapsam
- HemenHR ürün kapsamı ve geliştirme durumu — Şirketten seçili kişilere mesaj ve ek iletimi ile kişi bazlı bordro akışının ayrı ürün hedefleri olması.
Bu içerik süreç değerlendirmesi için hazırlanmıştır; kişiye veya olaya özel hukuki görüş değildir. Mevzuatın somut işleminize uygulanmasını güncel metinler ve yetkili uzmanınızla değerlendirin. HemenHR: geliştirme aşamasında. Anlatılan kontrol önerileri, ürünün tamamlanmış veya canlıda doğrulanmış özellikleri anlamına gelmez.
