Bu yazıda
Hızlı özet
- Liste sırasını kimlik kanıtı olarak kullanmayın.
- Benzer isimli kayıtları ayrıca inceleyin.
- Belge eşleşmesi ile KEP adresi kontrolünü ayırın.
Önce hangi kaydın esas alındığını belirleyin
Çalışan listesi ay içinde güncellenmiş olabilir. Önce bu işlem için kullanılan listenin sürümünü ve ilgili şirketini belirleyin. Belgedeki personel kodu gibi ayırt edici bir alanın listedeki karşılığını kontrol edin. Başka bir şirkette aynı kodun kullanılabilmesi ihtimalini göz önünde bulundurun; kodu bağlamından koparmayın.
Belgede eksik alan varsa onu tahminle tamamlamayın. Kaydı hazırlayan ekibe dönülecek soruyu açık yazın: hangi bilgi eksik, hangi satırla çelişiyor ve gönderim için ne doğrulanmalı?
Kurgu örnek: aynı adlı iki çalışan
Kurgu örnekte aynı şirkette aynı ad ve soyadı taşıyan iki çalışan vardır. Birinin kurum içi kaydı P014, diğerinin P041 olarak tutulur. PDF'teki isim doğru görünse de kayıt kodu okunamıyorsa ilk satır seçilmez. Belge kaynağından açıklama alınır ve eşleştirme nedeni kayda eklenir.
Örnekte kullanılan kodlar yalnız gösterim içindir. Gerçek bir kontrol dosyasına gereksiz kişisel alanlar eklemek yerine, ekiplerin zaten kullandığı ve erişim yetkisi bulunan ayırt edici bilgilerle ilerlemek daha düzenlidir.
Kararı üç sonuçtan biriyle kaydedin
Bütün satırları zorla eşleştirmek, yüzde yüz dolu görünen ama güvenilmeyen bir liste üretir. Bunun yerine eşleşen, eksik bilgi bekleyen ve çelişki taşıyan kayıtları ayrı okuyun. İnceleme sonucunda yapılan düzeltmenin nedenini saklayın. Aşağıdaki örnek sınıflar bir yazılım özelliği değil, ekip içi değerlendirme önerisidir.
| Durum | Önerilen sonraki adım |
|---|---|
| Bilgiler örtüşüyor | Belgenin bütün sayfalarını ve alıcıyı kontrol edin. |
| Ayırt edici alan eksik | Kaynak ekipten doğrulama isteyin. |
| İki kayıtla eşleşiyor | İlgili belgeyi gönderimden ayırıp inceleyin. |
Kişi doğruysa adresi ayrıca doğrulayın
Belgeyi doğru çalışan kaydına bağlamak, o kayıttaki KEP adresinin güncel ve doğru olduğunu göstermez. Alıcı kontrolünü bağımsız bir adım olarak ele alın. Sonradan adres değiştiyse eski doğrulama üzerinden gönderim kararı vermeyin. İmza öncesinde de belge sürümünün eşleştirmede incelenen sürümle aynı olduğunu kontrol edin.
HemenHR'nin hedefi kişi bazında ayırma, imza ve ayrı KEP iletimidir. Ürün geliştirme aşamasındadır; otomatik eşleştirmenin her belge düzeninde çalıştığı veya canlıda kabul edildiği söylenemez.
Kısa sorular, net yanıtlar
Çalışanların PDF'teki sırası listeden farklıysa ne yapılır?
Sıralamayı düzeltmek tek başına yeterli değildir. Her belgenin kişi bağını ayırt edici kayıtlarla doğrulayıp eşleşmenin nedenini görünür tutun.
Kaynak ve kapsam
- HemenHR ürün kapsamı ve geliştirme durumu — Kişi bazında belge işleme hedefi ve geliştirme aşaması; eşleştirme karar tablosu editoryal öneridir.
Bu içerik süreç değerlendirmesi için hazırlanmıştır; kişiye veya olaya özel hukuki görüş değildir. Mevzuatın somut işleminize uygulanmasını güncel metinler ve yetkili uzmanınızla değerlendirin. HemenHR: geliştirme aşamasında. Anlatılan kontrol önerileri, ürünün tamamlanmış veya canlıda doğrulanmış özellikleri anlamına gelmez.
