Bordro ve KEP hakkında
8 kritik soru.
Bir bordroyu göndermek, yalnızca bir dosyayı iletmek değildir. Doğru belgeyi doğru kişiyle eşleştirmek, imza ve yetki ayrımını bilmek ve işlem sonucunu doğru okumak aynı sürecin parçalarıdır.
Doğru belge. Doğru kişi. İzlenebilir işlem.
Karar başlığı
İmza ve yetki
01E-imza sahibi olmak her belgeyi şirket adına imzalama yetkisi verir mi?
Güvenli elektronik imza, imzayı atan kişiyle belge arasındaki bağın ve imzalanan verinin bütünlüğünün kontrolünde kullanılır. O kişinin şirket adına hangi belgeleri imzalayabileceği ise ayrı bir yetkilendirme konusudur. Belge imzalarken yalnız sertifikanın kime ait olduğunu değil, kişinin ilgili işlemdeki yetkisini de değerlendirmek gerekir.
İmzanın kime ait olduğu ile kişinin neye yetkili olduğu aynı soru değildir.03KEP ile gönderilen her PDF imzalı PDF midir?
Hayır. Ekli PDF'nin kendi dijital imzası ile KEP iletisinin imza ve delil yapısı farklıdır. KEP, gönderim sürecine ilişkin kanıtlar sağlar; PDF'nin içinde ayrıca imza bulunup bulunmadığı belge üzerinden kontrol edilir. KEP ile gönderilmiş olması, ekin içindeki eksik imzayı kendiliğinden tamamlamaz.
Gönderimin kanıtı başka, belgenin imzası başkadır.Karar başlığı
İşlemin sonucu
05Gönderildi, teslim edildi ve okundu aynı şey mi?
Hayır. Bir gönderim isteğinin alınması, iletinin sağlayıcı tarafından kabul edilmesi, alıcı hesabına teslimi ve okunmasına ilişkin olaylar farklı aşamalardır. Sağlıklı bir rapor, bu aşamaları tek bir yeşil işaretin içine gizlemez; hangi sonucun hangi kayda dayandığını gösterir.
Tek renk değil, işlemin hangi aşamada olduğu önemlidir.07Belgenin teslim edilmesi içeriğinin kabul edildiği anlamına gelir mi?
Bir belgenin çalışana ulaşması ile çalışanın o belgedeki hesaplamaya veya açıklamaya katılması aynı olay değildir. Teslim, içerik hakkında kabul, itiraz ve ücretin ödenmesi ayrı kayıtlarla değerlendirilmelidir. Çalışanın belgeye erişmiş olması, bütün içeriği kabul ettiği veya haklarından vazgeçtiği şeklinde yorumlanmamalıdır.
Ulaştı, kabul edildi ve ödendi ayrı ayrı sorulmalıdır.Karar başlığı
Doğru kişi, doğru belge
09Aynı ad ve soyadı taşıyan çalışanlar nasıl ayırt edilir?
Ad ve soyad tek başına güvenilir eşleştirme için yeterli olmayabilir. Çalışanın kimlik kaydı, şirket bilgisi, belge üzerindeki bilgiler ve o kişiye bağlanmış KEP adresi birlikte değerlendirilmelidir. Listede ad, kimlik numarası ve adresin yan yana durması da bu adresin gerçek sahibinin bağımsız olarak doğrulandığı anlamına gelmez.
İsim benzerliği, aynı kişi olmak demek değildir.10Toplu işlem yapmak herkesin aynı belgeyi alması demek mi?
Toplu işlem, kullanıcı açısından işi tek seferde başlatmak demektir. Kişiye özel belgelerde her çalışana yalnız kendi belgesi gönderilmelidir. Tek bir işlemin arkasında çok sayıda ayrı belge, alıcı ve gönderim kaydı bulunabilir. Kolaylık, kişiye özel ayrımı ortadan kaldırmamalıdır.
İşlem toplu olabilir; belge ve alıcı eşleşmesi kişiye özeldir.Karar başlığı
Tekrar ve saklama
13Hata mesajı görmek yeniden göndermek için yeterli mi?
Her hata, iletinin hiç gönderilmediği anlamına gelmez. Özellikle bağlantı kesintisinde gönderim gerçekleşmiş, fakat sonuç uygulamaya ulaşmamış olabilir. Yeniden denemeden önce mevcut işlem kaydıyla sağlayıcıdaki sonucu karşılaştırmak gerekir. Belirsiz sonucu doğrudan başarısız saymak, mükerrer gönderime yol açabilir.
Yeniden göndermeden önce önceki işlemin sonucunu kontrol edin.20Sağlayıcının kayıtları saklaması bütün belgelerinize sürekli erişim garantisi mi?
Yasal kayıt saklama yükümlülüğü, açık posta kutusu hizmeti ve müşteriye sunulan belge arşivi aynı şey değildir. Özgün imzalı PDF, KEP iletisi ve ilgili delilleri birlikte dışa aktarabilmek önemlidir. Yedeklerin gerçekten açılabildiğini ve doğru belgeye bağlı olduğunu kontrol etmek de saklama sürecinin bir parçasıdır.
Belgeyi saklamak, delili saklamak ve belgeye erişebilmek ayrı ihtiyaçlardır.Şirket yapınıza göre kapsamı netleştirelim.